Tellop'ta Randevu Planlama ve Rezervasyonda Ustalaşın
Müsaitlik ayarlarını yapılandırın, zaman dilimlerini yönetin ve onaylanan müşterilerin programınıza uygun randevu almasını sağlayın — hepsi Tellop ile otomatik.
Randevu Planlamanın Karmaşıklığı
Randevu planlamak basit görünebilir — boş bir zaman dilimi bul, müşteriyi yaz, onay gönder. Gerçekte ise telefon etiketleri, e-posta zincirleri, saat dilimi karışıklıkları ve çift rezervasyon riskleriyle dolu yorucu bir süreçtir. Üstelik bu süreç her yeni müşteri talebiyle tekrarlanır.
Tellop, randevu planlamayı müşteri kabul iş akışının doğal bir uzantısı haline getirir. Müşteri kabul sürecini tamamlayıp onayınızı aldıktan sonra, doğrudan sizin gerçek müsaitliğinize göre randevu alabilir. Hiçbir aracıya, telefon görüşmesine veya e-posta alışverişine gerek kalmaz.
Adım 1: Haftalık Çalışma Programınızı Oluşturun
Tellop panelindeki planlama bölümünden haftalık çalışma saatlerinizi tanımlayarak başlayın:
- Her gün için başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyin
- Çalışmadığınız günleri kapalı olarak işaretleyin
- Öğle arası veya diğer düzenli molalarınızı tanımlayın
Örneğin:
- Pazartesi-Cuma: 09:00-17:00 (12:00-13:00 öğle arası)
- Cumartesi: 10:00-14:00
- Pazar: Kapalı
Bu temel program, tüm müsaitlik hesaplamalarının başlangıç noktasıdır.
Adım 2: Randevu Parametrelerini Ayarlayın
Temel programınızın ötesinde, randevuların nasıl oluşturulacağını belirleyen detayları yapılandırın:
Randevu süresi: Her randevunun standart uzunluğunu belirleyin. Bu, prosedüre göre değişebilir — bir ilk danışma 60 dakika, takip görüşmesi 30 dakika olabilir.
Tampon süresi: Ardışık randevular arasındaki boşluğu ayarlayın. 10-15 dakikalık bir tampon, bir randevudan diğerine geçiş için hazırlık zamanı sağlar ve gecikmelerin zincirleme etki yaratmasını önler.
Minimum bildirim süresi: Müşterilerin en erken ne zaman randevu alabileceğini belirleyin. Örneğin "en az 24 saat önceden" kuralı, son dakika sürprizlerini önler ve hazırlık yapmanıza olanak tanır.
Maksimum ileri planlama: Müşterilerin en fazla kaç gün veya hafta ilerisine randevu alabileceklerini sınırlayın. Bu, programınızın çok uzun vadeli taahhütlerle dolmasını engeller.
Tampon süresini atlamamanızı öneriyoruz. Arka arkaya gelen randevular arasında en az 10 dakikalık bir boşluk, notlarınızı tamamlamanız, bir sonraki müşterinin dosyasını gözden geçirmeniz ve kısa bir nefes almanız için kritik önem taşır.
Adım 3: Özel Tarih ve Tatil Yönetimi
Düzenli programınızın dışında kalan günleri yönetin:
- Resmi tatiller — Bayramlar ve resmi tatil günlerini kapalı olarak işaretleyin
- Kişisel izinler — Planlanan tatil veya konferans günlerini önceden ekleyin
- Özel çalışma günleri — Normalde kapalı olduğunuz bir günde çalışmanız gerekiyorsa, o güne özel müsaitlik ekleyin
Tatil günleri eklediğinizde, o tarihlerdeki tüm müsait zaman dilimleri otomatik olarak kaldırılır. Müşteriler bu günlerde randevu alamaz.
Adım 4: Saat Dilimi Yönetimini Anlayın
Farklı şehirlerde veya ülkelerde müşterileriniz varsa, saat dilimi yönetimi kritik bir konudur. Tellop bu sorunu otomatik olarak çözer:
- Siz kendi saat diliminizde çalışma saatlerinizi tanımlarsınız
- Tellop, müşterinin tarayıcı konumuna göre saat dilimini algılar
- Müşteri, müsait zaman dilimlerini kendi yerel saatinde görür
- Randevu oluşturulduğunda her iki taraf da kendi saat diliminde doğru saati görür
Bu, özellikle online danışmanlık, teleterapi veya uluslararası müşterilerle çalışan profesyoneller için büyük kolaylık sağlar. "Sizin saat kaçınız acaba?" sorusuna artık gerek kalmaz.
Adım 5: Çakışma Önleme ve Kapasite Kontrolü
Tellop'un planlama motoru, çift rezervasyonları otomatik olarak engeller:
- Bir zaman dilimi dolduysa, o slot müşterilere gösterilmez
- Tampon süreleri hesaba katılır — 30 dakikalık bir randevu ve 10 dakikalık tampon, toplamda 40 dakikalık bir blok kaplar
- Onay bekleyen müşteriler henüz randevu alamaz, dolayısıyla "hayalet rezervasyonlar" oluşmaz
Bu otomatik koruma, takvim yönetimi konusundaki stresi ortadan kaldırır. Bir müşteri randevu aldığında, o zaman diliminin gerçekten müsait olduğundan emin olabilirsiniz.
Adım 6: Onay Sonrası Randevu Akışı
Randevu planlama, Tellop'un iş akışında belirli bir sıraya sahiptir:
- Müşteri AI ajanıyla sohbet eder ve kabul formunu tamamlar
- Siz kabul verilerini inceler ve müşteriyi onaylarsınız
- Onaylanan müşteri, sizin müsait zaman dilimlerinizi görür
- Müşteri kendine uygun bir slot seçer
- Randevu onaylanır ve her iki tarafa bildirim gönderilir
Bu sıralama kasıtlıdır. Randevu sadece sizin onayınızdan sonra mümkün olur. Böylece kimin takviminize erişeceği tamamen sizin kontrolünüzdedir.
Adım 7: İptal ve Yeniden Planlama Politikaları
Müşterilerin randevularını nasıl yönetebileceğini de yapılandırabilirsiniz:
- İptal süresi — Randevudan en az kaç saat önce iptal edilebileceğini belirleyin
- Yeniden planlama — Müşterilerin randevularını başka bir tarihe taşıyıp taşıyamayacağını ayarlayın
- İptal limiti — Art arda iptal eden müşteriler için uyarı mekanizması
Net iptal politikaları, no-show oranını önemli ölçüde düşürür. Müşteriler kuralları önceden bildiklerinde, randevularına daha bağlı hissederler.
Planlama Optimizasyonu İçin İpuçları
- Popüler saatleri izleyin. Panel analizlerinden hangi zaman dilimlerinin en çok talep gördüğünü görebilirsiniz. Bu bilgiyi kullanarak çalışma saatlerinizi optimize edin.
- Prosedüre göre süre ayarlayın. Her prosedür için farklı randevu süreleri tanımlayın. İlk danışmalar genellikle daha uzun, takip randevuları daha kısadır.
- Mevsimsel talebi öngörün. Belirli dönemlerde (yeni yıl, yaz tatili öncesi vb.) talep artışı yaşıyorsanız, o dönemlerde ek müsaitlik açın.
İlk birkaç hafta, randevu sürelerinizi ve tampon sürelerinizi gözlemleyin. Randevular sürekli uzuyorsa süreyi artırın. Çok boşluk kalıyorsa kısaltın. Gerçek kullanım verilerine dayalı ayarlama en sağlıklı yaklaşımdır.
Tellop'un planlama sistemi, randevu yönetimini bir yükten bir avantaja dönüştürür. Doğru yapılandırıldığında, takviminiz kendini yönetir ve siz işinize odaklanırsınız.
Müşteri alımınızı otomatikleştirmeye hazır mısınız?
Tellop sorguları yönetir, kabul verilerini toplar ve randevuları ayarlar — siz en iyi yaptığınız işe odaklanın.
Ücretsiz başlayın